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Wie sich blinde Computernutzer PDF-Dokumente zugänglich machen geschrieben von Oliver Nadig (2005)

Dieser Beitrag wurde von Oliver Nadig in Oktober 2005 verfasst. Die vorliegende Fassung ist die Version 1.02 vom 25.1.2006.

4.3 Formularbearbeitung mit dem Adobe Reader

"Damit Sie als blinder Computernutzer von elektronischen Formularen profitieren, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Sie müssen in der Lage sein, das elektronische Formular am PC aus zu füllen. Ein elektronisches Formular, das Sie zuerst ausdrucken, mit sehender Hilfe bearbeiten und schließlich per Post verschicken müssen, bringt Ihnen im Vergleich zu einem herkömmlichen Papierformular keine wesentliche Arbeitserleichterung und erst recht keinen Gewinn an Selbständigkeit. Damit Sie das Formular direkt am PC ausfüllen können, muss das elektronische Dokument, welches das Formular enthält, für Sie mit Ihrem Screenreader zugänglich sein. Dies bedeutet insbesondere, dass der Bildschirmleser die einzelnen Bestandteile des Formulars (die sogenannten Formularfelder) erkennt und diesen ihre Beschriftung oder Beschreibung korrekt zuordnen kann.
  2. Es muss außerdem erstens die Möglichkeit bestehen, das fertig ausgefüllte Formular elektronisch an den Absender bzw. Autor zurück zu senden; zweitens muss gewährleistet sein, dass Sie das fertig ausgefüllte Formular sowohl ausdrucken als auch elektronisch speichern und so zu Ihren persönlichen Akten nehmen können.

Bedingung 1 (Zugänglichkeit des Formulars und seiner einzelnen Felder) ist für einen Autor nur dadurch vollständig zu erfüllen, dass er das Formular erstens mit Strukturinformationen Tags und zweitens mit zusätzlichen MSAA-Informationen versieht."

"Das mit den Tags verstehe ich ja, schließlich muss der Screenreader den Aufbau des Formulars korrekt wiedergeben. Was aber sollen die zusätzlichen MSAA-Informationen?"

"Ganz einfach: Es reicht nicht, dass Sie wissen, wo im Formular ein Eingabefeld oder ein Auswahlschalter ist. Sie müssen auch wissen, was sie in das Eingabefeld hineinschreiben sollen bzw. was der Auswahlschalter bedeutet."

"Sie meinen damit wohl, dass mir mein Screenreader die Bedeutung eines Formularfeldes jederzeit mitteilen können muss, dass er also beispielsweise erläutert: 'In dieses Eingabefeld ist der Vorname ein zu geben' – oder so ähnlich."

"Genau. Der Screenreader sollte nicht nur dem Formularfeld seine Beschriftung oder Beschreibung zuordnen können, er sollte weitere Erläuterungstexte zu jedem Formularfeld parat haben – und die sollte ihm das PDF-Dokument per MSAA liefern. Alles Wissenswerte rund um das Thema MSAA habe ich Ihnen ja in Intern: Abschnitt 4.1 bereits erzählt."

"Kann ich mit PDF-Formularen, die weder Tags noch zusätzliche MSAA-Informationen enthalten, überhaupt arbeiten."

"Eine gewisse Chance besteht dann, wenn Sie den A.R.7 einsetzen. Alle früheren Versionen helfen Ihnen in solch einer Situation vermutlich nicht weiter."

"Mal angenommen, das Formular enthält zumindest entweder Tags oder MSAA-Informationen; kann ich dann ein PDF-Formular genauso ausfüllen wie ein Formular im Internet?"

"Mit einigen kleineren Abweichungen: Ja. Beim Einsatz des Screenreaders JAWS beispielsweise, bewegen Sie sich mit dem virtuellen PC-Cursor zunächst zu einem Formularfeld und aktivieren dann den Formularmodus, um Daten ein zu geben, eine Wahl in einer Liste zu treffen, ein Kontrollfeld um zu schalten, einen Auswahlschalter zu wählen oder eine Schaltfläche zu aktivieren. Wenn das Formular Tags oder MSAA-Informationen enthält, sollte Ihnen JAWS beim Einschalten des Formularmodus die Beschreibung bzw. Beschriftung des Formularfeldes vorlesen, zum Beispiel: 'Familienname, Eingabefeld'. Haben Sie die Daten eingegeben, wandern Sie mit der TAB-Taste zum nächsten Formularfeld z.B.. Beim Arbeiten mit dem WebFormator stellen Sie den Cursor zunächst ebenfalls auf das Formularfeld und drücken die "Eingabetaste". Geben Sie in das erscheinende Eingabefeld die Daten ein und bestätigen Sie erneut mit der "Eingabetaste". Danach können Sie mit der TAB-Taste zum nächsten Formularfeld springen."

"Ich nehme an, dass mir bei schlecht zugänglichen Formularen mein Screenreader die Bedeutung der Formularfelder nicht oder nicht richtig ansagt, wenn ich mich mit der TAB-taste durchs Formular bewege."

"Das kann passieren. Im schlimmsten Falle werden sogar einzelne Formularfelder gar nicht erkannt. Wenn Ihnen eine Formularfeldbeschriftung nicht oder nicht richtig vorgelesen wird, sollten Sie beim Arbeiten mit JAWS den Formularmodus verlassen, indem Sie den virtuellen PC-Cursor aktivieren. Versuchen Sie, die Bedeutung des Formularfeldes heraus zu finden und aktivieren Sie danach den Formularmodus erneut."

"Gut, aber was nützt mir denn das Ausfüllen eines PDF-Formulars überhaupt. Ich dachte, man kann ein PDF-Dokument überhaupt nicht verändern. Dann dürfte es doch auch nicht möglich sein, ein ausgefülltes PDF-Formular zu speichern und zu versenden. Somit, denke ich, lässt sich doch die zweite von Ihnen genannte Bedingung durch ein PDF-Dokument gar nicht erfüllen."

"In der Tat scheitert ein sinnvoller Einsatz von PDF-Formularen in der Praxis häufig an dieser Bedingung. Meistens werden nämlich nur 'klassische' PDF-Formulare zur Verfügung gestellt."

"Was zeichnet denn ein klassisches PDF-Formular aus und welche Formulararten gibt es denn noch?"

"Nun, das mag auf den ersten Moment etwas verwirren – Es gibt drei Arten von PDF-Formularen:

  1. Klassische PDF-Formulare sind in der Regel digitale Versionen von gedruckten Formularen, die eingescannt und eventuell nachbearbeitet wurden. Ein klassisches Formular kann jedoch nicht elektronisch verschickt werden, auch wenn sich seine Felder im A.R. eventuell bearbeiten lassen. Ein klassisches PDF-Formular müssen Sie also stets ausdrucken, in Papierform ausfüllen und dann per Fax oder Post an den Absender zurück schicken.
  2. PDF-Formulare zum Senden per E-Mail enthalten eine Schaltfläche, mit der entweder nur die Formulardaten oder aber das gesamte ausgefüllte PDF-Formular als Anhang per Mail verschickt werden.
  3. PDF-Formulare zum Online-Senden enthalten eine Schaltfläche, mit der die Formulardaten über das Internet direkt an einen Server geschickt werden.

Egal, ob Sie ein klassisches, ein E-Mail- oder ein Online-Formular am PC ausfüllen: Das ausgefüllte Formular können Sie nur dann als elektronisches Dokument auf Ihrer Festplatte speichern, wenn der Autor dem Benutzer sogenannte erweiterte Verwendungsrechte am Dokument eingeräumt hat – und das ist selten der Fall."

"Wie soll ich denn Ihren Satz verstehen, dass es unter Umständen möglich ist, auch ein klassisches PDF-Formular am PC aus zu füllen und welchen Sinn sollte das haben, wo ich es doch nicht elektronisch versenden kann?"

"In klassischen PDF-Formularen können Ihnen zwei unterschiedliche Typen von Formularfeldern begegnen:

"Mir schwirrt der Kopf vor lauter neuen Begriffen. Lassen Sie mich bitte versuchen, das Ganze in meinen Worten noch mal kurz zusammen zu fassen:

  1. Es gibt drei Arten von PDF-Formularen: Klassische, die ich überhaupt nicht elektronisch übermitteln kann, E-Mail-Formulare, die ich per elektronischer Post ausgefüllt zurück schicke und Online-Formulare, die ich direkt im Internet bearbeiten und über eine Schaltfläche an einen Server sende.
  2. Weiterhin gibt es zwei Arten von Formularfeldern: Statische, die ich überhaupt nicht mit dem PC bearbeiten kann und Interaktive, die sich in jedem Fall auch elektronisch ausfüllen lassen.
  3. Formulare, die ich auf elektronischem Wege (per Mail oder direkt über eine Webseite) zurück schicken kann, enthalten immer interaktive Formularfelder. In klassischen PDF-Formularen können sowohl statische als auch interaktive Formularfelder vorkommen.
  4. Auch wenn ein PDF-Formular ausschließlich interaktive Formularfelder enthält und auf elektronischem Wege übermittelt werden kann, darf ich nur dann eine elektronische Kopie des ausgefüllten Dokumentes speichern, wenn der Autor mir erweiterte Verwendungsrechte erteilt hat, was aber in den seltensten Fällen geschieht. Als Ausgleich dazu ist es jedoch möglich, ein elektronisch ausgefülltes Formular mitsamt den Formulardaten zu drucken."

"Ganz hervorragend, wie Sie die komplizierte Sachlage zusammengefasst haben."

"Vielen Dank, aber jetzt habe ich drei Fragen. Erstens: Warum sind so viele PDF-Formulare klassisch und so wenige als echte Online-Formulare gestaltet?"

"Oftmals sind klassische Formulare gleichermaßen für sehende Benutzer wie für ihre Autoren völlig ausreichend. Bedenken Sie, dass die meisten PDF-Formulare von öffentlichen Institutionen stammen. Eine Behörde beispielsweise, die ein elektronisches Formular per E- Mail zusendet oder über eine Webseite zum Herunterladen anbietet, erspart dem Kunden den Gang zum Amt. Sehende Computernutzer sind oftmals bereits zufrieden, wenn sie ein elektronisches Formular bekommen, welches sie dann ausdrucken, in Papierform ausfüllen und per Briefpost zurück senden. Auch uns blinden Computeranwendern bleibt bei einem elektronischen Behördenformular natürlich der Amtsgang erspart. Ohne fremde Hilfe können wir das Formular jedoch nur dann ausfüllen, wenn sämtliche seiner Formularfelder interaktiv sind, sich also am PC bearbeiten lassen. Wenn es sich um ein klassisches Formular handelt, müssen wir es zwar nach dem Bearbeiten ausdrucken und per Post oder Fax verschicken, aber zumindest können wir es selbständig ausfüllen."

"Ich glaube, ich habe begriffen: Ein PDF-Formular kann überhaupt nur dann barrierefrei sein, wenn es ausschließlich aus interaktiven Formularfeldern besteht. Dass ein PDF-Formular komplett interaktiv ist, ist zwar eine notwendige, jedoch keine ausreichende Bedingung dafür, dass es barrierefrei ist. Um wirklich zugänglich zu sein, muss es – wie ich von Ihnen gelernt habe – zusätzlich Tags und MSAA-Informationen enthalten."

"Das ist ein hervorragender Merksatz!"

"Danke. Jetzt zu meiner zweiten Frage: Woran merke ich denn, dass ein PDF-Formular nicht mit erweiterten Verwendungsrechten ausgestattet ist und somit nicht ausgefüllt gespeichert werden kann?"

"Sobald Sie das erste Formularfeld eines Dokumentes ohne erweiterte Verwendungsrechte bearbeiten, erscheint das Fenster 'Formularinformationen können nicht gespeichert werden'. Darin wird Ihnen folgendes mitgeteilt: 'Hinweis: Sie können keine ausgefüllte Kopie des Formulars auf Ihrem System speichern. Wenn Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen aufheben möchten, drucken Sie das ausgefüllte Formular aus'. Wenn Sie möchten, dass diese Meldung nicht wieder erscheint, aktivieren Sie das Kontrollfeld 'Nicht mehr anzeigen'. In jedem Fall bestätigen Sie das Fenster über 'Schließen'. Falls Sie Glück haben und das Formular zugänglich ist, können Sie es – wie gesagt – dennoch ausfüllen und ausdrucken; Sie können eben nur keine ausgefüllte Kopie speichern oder das ausgefüllte elektronische Original an den Autor zurück senden. Haben Sie in ein PDF-Formular ohne erweiterte Verwendungsrechte Daten eingegeben und versuchen, es zu schließen, erscheint ein Fenster mit folgendem Hinweis: 'Sie schließen ein Formular, das Daten enthält. Formulardaten können nicht gespeichert werden'. Für das weitere Vorgehen können Sie zwischen drei Schaltflächen wählen: Mit 'Formular weiter ausfüllen' können sie die Arbeit am Formular fortsetzen – es wird nicht geschlossen. Mit 'Daten verwerfen und Formular schließen' schließen Sie das Formular, wobei Ihre Eingaben verloren gehen. Mit 'Formular drucken' können Sie eine ausgefüllte Kopie des Formulars drucken, falls Sie das nicht schon getan haben."

"Gehen wir einmal davon aus, dass ich ein Formular habe, welches ich aufgrund fehlender erweiterter Verwendungsrechte zwar nicht ausgefüllt speichern darf, das aber ansonsten ohne Zugangsschwierigkeiten elektronisch ausgefüllt werden kann. So ein Formular nützt mir doch auch schon etwas – oder?"

"Richtig, denn Sie können das Formular ohne fremde Hilfe am Computer bearbeiten, sowie eine ausgefüllte Kopie ausdrucken und in Ihren schriftlichen Unterlagen abheften. Einziger Haken: Um das ausgefüllte Formular als elektronisches Dokument verfügbar zu haben, müssen Sie ein ausgedrucktes Exemplar einscannen und von einer Texterkennungssoftware bearbeiten lassen."

"Da wäre noch meine dritte Frage: Was habe ich denn zu beachten, wenn ich ein Online-Formular vor mir habe?"

"Online-Formulare müssen Sie immer in Ihrem Internet-Browser öffnen, damit sie zum Server übertragen werden können. Dazu aktivieren Sie das Kontrollfeld 'PDF in Browser anzeigen', das Sie im Dialog 'Grundeinstellungen' in der Einstellungskategorie 'Internet' finden. Zugänglichkeitsprobleme können entstehen, wenn der eingesetzte Screenreader PDF-Dokumente, die direkt im Browser angezeigt werden, nicht vorlesen kann. Um beispielsweise mit dem Screenreader JAWS PDF-Dokumente im Browser lesen zu können, müssen Sie mindestens JAWS, Version 5.0 verwenden."

"Gibt es sonst noch etwas im Zusammenhang mit Formularen zu beachten?"

"Zwei Dinge wären noch zu nennen:

  1. Der A.R. verfügt seit Version 6.0 über Sprachausgabefunktionen. Seit Version 7.0 können Sie das Programm so einrichten, dass Ihnen Formularfelder automatisch von einer Sprachausgabe vorgelesen werden. Rufen Sie dazu den Dialog 'Grundeinstellungen' über den Menüpunkt 'Bearbeiten | Grundeinstellungen' oder die Tastenkombination STRG+K auf, wechseln Sie in die Einstellungskategorie 'Lesen' und aktivieren Sie das Kontrollfeld 'Formularfelder lesen'. Unter Umständen liest Ihnen der A.R. den Inhalt von Formularfeldern zuverlässiger vor als Ihr Screenreader – probieren Sie es aus! Die Sprachausgabefunktionen des A.R. sind ohnehin Thema im folgenden Intern: Abschnitt 4.4.
  2. Wer über einen Sehrest verfügt, sollte sich die Einstellungskategorie 'Formulare' im Dialog 'Grundeinstellungen' des A.R. aufmerksam anschauen und damit experimentieren. Es stehen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie Formularfelder am Bildschirm sehfreundlicher gestalten können. Achtung: Das Umfließen funktioniert in Formularfeldern und in signierten Dokumenten nicht!"