Barrierefreies Webdesign ein zugängliches und nutzbares Internet gestalten

PDF aus Microsoft Word veröffentlicht in 2005zuletzt bearbeitet in 2018

Das Portable Document Format (PDF) ist das häufigste Format für Dokumente im Web. PDF kann leicht aus diversen anderen Formaten erzeugt werden und bietet bestimmte Vorteile gegenüber anderen Dokumentformaten, insbesondere die plattformübergreifende gleiche Darstellung und der Dokumentenschutz. Die meisten PDF werden allerdings ohne Berücksichtigung der Barrierefreiheit erzeugt.

Barrierefreiheit in PDF wird insbesondere durch die Berücksichtigung von Tags hergestellt. Tags können auch nachträglich zu einer PDF-Datei hinzugefügt werden z.B. mit Adobe Acrobat Pro oder Foxit Phantom PDF. Zu bevorzugen ist jedoch ein PDF-Export mit Tags direkt aus der Ursprungsanwendung, weil in der Regel die Originaldokumente wesentlich leichter anzupassen sind. Für PDF-Dateien, die mit Microsoft Word 2016 erstellt werden, können fast alle Anforderungen der Barrierefreiheit vor dem Export bereits erfüllt werden.

Barrierefreie PDF-Dokumente auf einem Blick

Für eine barrierefreie PDF-Datei müssen im Wesentlichen folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  1. Einige Kriterien der Barrierefreiheit gelten für alle digitalen Inhaltsformen – also auch für PDF. Diese betreffen einerseits die Gestaltung (z.B. in einer Dokumentvorlage) und andererseits die Formulierung von Texten. Diese Aspekte müssen bereits in der Dokumentvorlage bzw. im Originaldokument berücksichtigt werden, weil sie später in einem PDF nur sehr umständlich angepasst/korrigiert werden können.
  2. Bei der Arbeit in Microsoft Word 2016 müssen einige Regeln beachtet werden. Diese umfassen insbesondere die konsequente Anwendung der Word-Formatvorlagen für Überschriften, Listen, Tabellen und andere Inhaltsformen. Sollten Grafiken in Word eingesetzt werden, so benötigt jede Grafik darüber hinaus eine geeignete Textalternative.
  3. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, PDF aus Microsoft Word 2016 zu exportieren. Die Qualität (Erzeugung von tagged PDF) ist dabei sehr unterschiedlich. Seit Word 2010 exportiert Microsoft Word mit der "Speichern unter"-Funktion ein Dokument zu tagged PDF in verhältnismäßig guter Qualität – die ersten beiden Punkte werden für ein gutes Ergebnis vorausgesetzt.
  4. Die Überprüfung der Barrierefreiheit sollte regelmäßig vorgenommen werden. Microsoft Word bietet zwar eine Funktion zur Überprüfung der Barrierefreiheit, aber sie ist weniger als oberflächlich. Es gibt allerdings kostenlose Alternativen, um die Qualität der PDF-Dateien zu überprüfen.

Kostenloser Download

Was Sie beachten müssen, damit Ihre PDF-Dateien aus Microsoft Word 2016 möglichst barrierefrei werden, haben wir in PDF: Barrierefreie PDF aus Microsoft Word auf ca. 20 Seiten für Sie zusammengetragen.