PDF und Barrierefreiheit geschrieben von Markus Erle und Jan Eric Hellbusch (2005/2009)

Das Konzept hinter PDF verstehen: PDF als Datencontainer

Das Portable Document Format (PDF) ist ein vielseitiges und weit verbreitetes Datenpräsentations- und Publikationsformat. Es funktioniert als eine Art Datencontainer. So wie Sie Texte und Bilder in das PDF hineinlegen, so stehen Sie dem Leser auch zur Verfügung. Die einzige Voraussetzung seitens des Lesers: eine möglichst aktuelle Adobe Reader Version, die kostenlos zur Verfügung steht. Praktisch können Sie jede Datei, die sich drucken lässt, mit sämtlichen Informationen (Inhalte, Schriften, Farben, usw.) in ein PDF hineinlegen – und so kommt sie auf dem Drucker oder Bildschirm des Lesers auch wieder heraus.

Barrierefreiheit

Kaum anders verhält es sich bei einem barrierefreien PDF, nur dass weitere Informationen der Originaldatei – Strukturinformationen, Alternativtexte oder Sprachauszeichnungen – berücksichtigt werden müssen, die mit in den Datencontainer hineingelegt werden. Dann ist gewährleistet, dass die Inhalte für alternative Ausgabemedien zugänglich sind, d.h. für Sprachausgaben, Braille-Zeilen und Kleinstbildschirme. Die Barrierefreiheit zielt aber auch auf Nutzergruppen ab, die auf vergrößerbare Texte, das Anpassen von Schrift- und Hintergrundfarben oder ausschließliche Tastaturbedienung angewiesen sind.

Strukturinformationen

Das Vorhandensein von Strukturinformationen – sogenannte "Tags" – ist die technische Voraussetzung für barrierefreie PDF-Dokumente. Die Lesbar- und Zugänglichkeit in Sprachausgaben und auf Braille-Zeilen wird durch Strukturinformationen deutlich verbessert. Sie erlauben es u.a.:

dass Strukturinformationen wie in HTML verfügbar gemacht werden, etwa Absätze, Überschriften, Listen oder Tabellen,
dass die Navigation innerhalb des Dokuments unterstützt wird – sowohl über Inhaltsverzeichnisse oder Lesezeichen als auch durch die Strukturinformationen selbst,
dass Alternativtexte für alle Bilder möglich sind,
dass Textabschnitte als "Fließtext" definiert werden können, so dass diese auch bei starker Vergrößerung nicht horizontal gescrollt werden müssen,
dass die korrekte Übersetzung von Zeichen auch in die von Sprachausgaben unterstützte Unicode sichergestellt wird,
dass das Dokument auch in RTF oder anderen Formaten konvertiert werden kann, um eine bessere Nutzbarkeit in alternativen Anwendungen zu ermöglichen,
dass die verwendeten Sprachen im Dokument ausgezeichnet und erkannt werden können.

Faktoren

Um bei PDF-Dokumenten eine grundlegende Zugänglichkeit zu erzielen, müssen verschiedene Faktoren zusammenspielen:

Programm zur Übernahme der Strukturen in PDF
Das Erstellen von strukturierten PDF ist bisher nur mit Software von Adobe Systems möglich. Doch selbst mit Adobe-Programmen gibt es unterschiedliche Methoden, PDF-Dokumente zu erzeugen und nur bestimmte Methoden genügen den Anforderungen der Barrierefreiheit.
Ab Microsoft Word 2000 kann über den Plug-In "PDFMaker" (das als Menü "Adobe PDF" in der Word-Menüleiste erscheint) sowie über das Acrobat-Programm selbst ein strukturiertes PDF-Dokument erzeugt werden.
Strukturierte Originaldateien
Die Datei, z.B. ein Microsoft Word 2003-Dokument, aus der ein PDF-Dokument erstellt wird, muss strukturierte Inhalte aufweisen. Ein genaues Arbeiten in der Originaldatei erspart aufwändiges Nacharbeiten in Acrobat bei der Erzeugung von Barrierefreiheit. Für das Arbeiten in Microsoft Word 2003 bedeutet das die konsequente Anwendung von Formatvorlagen, um notwendige Strukturinformationen anzulegen.
Erforderliche Software
Für textbasierte Dokumente mit einfachem Layout ergibt sich der beste Workflow im Zusammenspiel von Microsoft Office ab 2000 und Acrobat Professional ab Version 7.
Auch wenn es alternative und kostenlose Möglichkeiten für die Erstellung von "tagged PDF " gibt, etwa mit dem Microsoft Office 2007 Plug-In "Save as PDF" oder Open Office ab der Version 2, wird in diesem Beitrag die Bearbeitung mit Microsoft Office 2003 sowie Adobe Acrobat 8 Professional behandelt.
Im Allgemeinen bietet Microsoft Office sehr gute Voraussetzungen, Dokumente vor der Umwandlung in PDF zu strukturieren. Sowohl bei dieser Arbeitsweise als auch bei alternativen Möglichkeiten ist aber eine Nachbearbeitung der PDF in Adobe Acrobat unerlässlich. Auch für aufwändigere Layouts muss der Anbieter auf Adobe-Software zurückgreifen: InDesign für gestaltete Dokumente oder Live Cycle Designer für Formulare.
Screenreader-Kompatibilität
Eine wesentliche Barriere sind PDF-Dokumente für die Nutzer von Screenreadern. Die Strukturen in einem PDF können nur bedingt von den Screenreadern ausgelesen werden. Erst die Version 7 des Adobe Readers (Dezember 2004) unterstützte umfassend das Auslesen von "tagged PDF ".
Die modernen Versionen von Screenreadern sind in der Lage, die von Adobe Reader ab Version 7 bereitgestellten Strukturinformationen zuverlässig auszuwerten. Eine Version 5.1 des Screenreaders JAWS kann auch mit Adobe Reader 7 zusammenarbeiten, kommt jedoch nicht an dieselben Informationen wie JAWS 6.1 (Mai 2005). Erst JAWS 10 (Juni 2009) in Zusammenarbeit mit Adobe Reader 8 liefert aber akzeptable Ergebnisse, die bei einem barrierefreien PDF-Dokument vergleichbar mit einem barrierefreien HTML-Dokument sind.
Nutzer
Wer etwas erst lernen muss, um es zu nutzen, steht auch vor einer Lernbarriere. Da die Zugänglichkeits-Features vom Adobe Reader von anderen Desktop-Anwendungen erheblich abweichen, ist der Lernaufwand, Features kennenzulernen und nutzen zu können, größer als sonst. Zudem sind die meisten PDF-Dokumente nicht barrierefrei, so dass die Einarbeitung meist mit nicht zugänglichen PDF-Dokumenten stattfindet. Damit sind die Erfolgsaussichten zumindest nicht so hoch, wie sie sein könnten.