PDF und Barrierefreiheit geschrieben von Markus Erle und Jan Eric Hellbusch (2005/2009)

Erforderliche Software und Arbeitsweisen

"Tagged PDF" setzt den Einsatz von Software voraus, mit der sich Strukturen zuweisen lassen und die mit Acrobat zusammenarbeitet. Im Wesentlichen sind es die Produkte von Adobe und Microsoft, die diese Voraussetzungen erfüllen. Sowohl in Anwendungen wie Adobe FrameMaker ab der Version 6, InDesign ab der Version 2 oder PageMaker ab der Version 7, als auch in Microsoft-Office-Anwendungen (ab der Version 2000 und nur unter Windows) können Strukturinformationen einzelnen Texten zugewiesen werden. Hingegen bieten Layout-Programme wie QuarkXPress diese Möglichkeiten nicht und die Barrierefreiheit muss nachträglich in die PDF-Dokumente eingearbeitet werden.

Für textbasierte Dokumente mit einfachem Layout eignet sich das Zusammenspiel von Microsoft Word und Acrobat. Dabei ist in Word unbedingt das Acrobat Plug-In "PDFMaker" zu benutzen, das sich als Menü "Adobe PDF" in Microsoft Word 2003 wiederfindet. Der viel genutzte Weg über das Druckmenü (PDFWriter, Acrobat Distiller oder andere Druckertreiber und PostScript-Konverter) eignet sich nicht, um Strukturinformationen in PDF zu übertragen.

In Microsoft Word ist das Menü "Adobe PDF" ausgeklappt und der Menüpunkt "In PDF konvertieren" ausgewählt Microsoft Word 2003, mit ausgeklapptem Menü "Adobe PDF". Nur von diesem Menü aus lassen sich

Das Zusammenspiel zwischen Word und PDFMaker ist sehr sensibel und Virenschutzprogramme oder andere Anwendungen können die Konvertierung beeinflussen und sogar Abstürze verursachen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, solche Anwendungen zeitweise zu deaktivieren bzw. zu schließen.

Nachbearbeiten

Liegt ein PDF-Dokument ohne Strukturen vor und ist die Originaldatei nicht strukturierbar, so bleibt nur die Möglichkeit, Strukturen in Acrobat nachträglich von Hand anzulegen. Bei einfachen Dokumenten, die eine visuell gut unterscheidbare Struktur erkennen lassen, lohnt sich ein Versuch über die Acrobat-Funktionen zur automatischen Strukturierung:

Verschiedene Versionen von Adobe und das automatische Hinzufügen von Tags
Adobe Acrobat 5	Kostenloses Plug-In "MakeAccessible" installieren
Adobe Acrobat 6 Professional	Menü "Erweitert", Zugriff/Barrierefreiheit, Tags zu Dokument hinzufügen
Adobe Acrobat 7 Professional	Navigationsregisterkarte "Tags", Optionen, Tags zu Dokument hinzufügen
Adobe Acrobat 8 Professional	Navigationsfenster "Tags", Optionen, Tags zu Dokument hinzufügen

Acrobat versucht dabei ein Dokument auf erkennbare Strukturen zu analysieren, welche auf Textgröße, Farbe usw. basieren. Es wird versucht, Struktur- und Unicode-Informationen anzulegen. Je nach Dokumenttyp reicht das Ergebnis von akzeptabel bis unbrauchbar. Ein manuelles Überprüfen und Nacharbeiten ist unverzichtbar.

PDF-Dokumente nachzubearbeiten, weil die Anwendung, aus der sie erzeugt wurden keine Strukturinformationen unterstützt oder weil die erforderlichen Methoden zur Erzeugung von Strukturinformationen nicht angewendet wurden, kann sehr aufwändig werden. Auch wenn Acrobat 8 vereinfachte Werkzeuge für das Überarbeiten anbietet, so muss der komplette Vorgang jedes Mal wiederholt werden, wenn sich etwas in der Originaldatei geändert hat.

Bei komplexeren Dokumenten empfiehlt es sich, im Navigationsfenster "Tags" einen Tag-Baum manuell anzulegen oder in Acrobat 8 über das TouchUp-Leserichtungwerkzeug eine erste grobe Strukturierung vorzunehmen. Das anschließende Nacharbeiten (Umbenennen, Zuweisen, Anlegen, Löschen, Verschieben, Alternativtext erstellen, usw.) ermöglicht, die Tags auf die tatsächliche Bedeutungsstruktur des Dokumentes hin zu optimieren.

Scannen

Beim Erstellen von PDF-Dokumenten über das Einscannen von Vorlagen wird nach der Texterkennung analog zu den obigen Möglichkeiten verfahren. Adobe Acrobat 8 Professional bietet hier die Möglichkeit, Scannen, Texterkennung und Tagging in einem Arbeitsschritt zu erledigen:

Die beiden Fenster "Acrobat Scan" und "Text erkennen - Einstellungen" sind mit den nachfolgend beschriebenen Einstellungen geöffnet Acrobat 8: Dialogfeld mit den optimalen Einstellungen für ein deutschsprachiges Dokument.

Im Menü "Datei" den Punkt "PDF erstellen" wählen.
Den Unterpunkt "über den Scanner" auswählen und einen Scanner auswählen.
Dabei müssen "Durchsuchbar machen (OCR ausführen)" und "Barrierefrei machen" aktiviert sein.
Unter "Optionen" müssen Sie noch sicherstellen, dass die korrekte Sprache (i.d.R. "Deutsch") als primäre OCR-Sprache ausgewählt ist.

Eine weitere Situation ist das Vorliegen eines bereits eingescannten PDF-Dokuments, das aber noch nicht mit einer OCR bearbeitet worden ist. Solche Dokumente können ebenfalls in Adobe Acrobat 8 in Text umgewandelt werden, wobei beim Aufruf der Texterkennung in Acrobat der Ausgabestil "Formatierter Text & Grafiken" unbedingt gewählt sein muss (Menü "Dokument" > "OCR-Texterkennung" > "Text mit OCR erkennen" > "Bearbeiten").