PDF und Barrierefreiheit

Voraussetzungen in Microsoft Word 2003 schaffen

• Einstellungen zur Erzeugung strukturierter PDF .
• Word und PDFMaker 5 .
• Word und PDFMaker 7 .
• Acrobat 7 .

Ähnlich wie mit (X)HTML können mit "tagged PDF" Inhalte mit Überschriften, Absätzen, Listen oder Tabellen ausgezeichnet werden. Damit ist es prinzipiell möglich, Strukturen eines Dokuments in nicht-visueller Form wiederzugeben und zugleich Dokumente über diese Strukturen navigierbar und zugänglich zu machen.

Am einfachsten und effektivsten ist es, bereits in der Originaldatei die Voraussetzungen für ein zugängliches PDF zu schaffen. Denn aus strukturierten Word-Dokumenten werden bei der Konvertierung sinnvoll strukturierte PDF-Dokumente mit einem Lesezeichenbaum als interaktivem Inhaltsverzeichnis erzeugt. Ab Microsoft Word 2000 ist die "Übertragung" von Strukturinformationen aus einem Word-Dokument in ein strukturiertes PDF-Dokument möglich.

Strukturiertes Word-Dokument heißt: jedes Textelement ist einem eindeutigen Format zugeordnet, das seiner Bedeutung und Funktion entspricht. Typische Formate sind beispielsweise Überschriften, Standardtextblöcke oder Tabellenfelder. Alle erforderlichen Formatvorlagen finden sich in der Dokumentenvorlage "Leeres Dokument" (normal.dot). Was Sie beachten müssen:

• Strukturieren und gliedern Sie Ihr Word Dokument mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen ("Überschrift 1", "Überschrift 2", "Standard", "Aufzählungszeichen", "Fußzeilentext" usw.). Diese Formatvorlagen beinhalten zusätzliche Strukturinformationen, die bei der Erstellung von "Tagged PDF" erforderlich sind.
• Für Spaltensatz und ähnliche Layouttechniken sollten die in Word vorgesehenen Möglichkeiten genutzt werden (Menü "Format" > "Spalten"). Mit Tabulatoren "simulierte" Mehrspaltigkeit ist nicht zugänglich.
• Vermeiden Sie es, wichtige Informationen nur in Kopf- und Fußzeilen zu platzieren, da diese von Acrobat nicht in die PDF-Tag-Struktur übernommen werden.
• Auch für PDF-Dokumente müssen Grafiken und Bilder mit Alternativtexten versehen werden. In Microsoft Word 2000 geht das unter "Grafik formatieren" in der Registerkarte "Web", die mit einem rechten Mausklick auf eine Grafik angezeigt werden kann.
• Um Grafiken im Textfluss zu platzieren, müssen Sie für jede Grafik ebenfalls im Dialog "Grafik formatieren" den Register "Layout" auswählen und dort "Mit Text in Zeile" aktivieren.
• Für die Barrierefreiheit muss die Sprache für das Dokument festgelegt werden. Die Sprachauszeichnungen finden sich im Menü "Extras" beim Punkt "Sprache". Der PDFMaker überträgt diese Informationen allerdings noch nicht in PDF.

Einstellungen zur Erzeugung strukturierter PDF

Es gibt zwei Möglichkeiten, "tagged PDF" aus einem Word-Dokument zu machen: in Word über das Plug-In PDFMaker (Im Menür "Acrobat" den Punkt "In Adobe PDF konvertieren") oder aus Acrobat (Im Menü "Datei" den Punkt "PDF erstellen", dann "aus Datei" und anschließend das Word-Dokument auswählen). Überprüfen Sie in beiden Fällen vor der Konvertierung einige Einstellungen des Konverters:

Word und PDFMaker 5

1. Dokument mit Microsoft Word 2000 öffnen.
2. Im Menü "Acrobat" den Menüpunkt "Konvertierungseigenschaften ändern" auswählen.
3. In der Registerkarte "Einstellungen" wählen Sie E-Book aus. Betätigen Sie die Schaltfläche "Konvertierungseinstellungen bearbeiten".
4. Im neuen Fenster gibt es eine Registerkarte "Allgemein". In dieser Karte wählen Sie bei "Kompatibilität" den Eintrag "Acrobat 5.0 (PDF 1.4)" aus. Einstellungen mit "OK" übernehmen.
5. Registerkarte "Office" auswählen und überprüfen, ob die Option "Tags in PDF einbetten" aktiviert ist. Aktivieren Sie weitere Optionen, je nachdem, welche Verknüpfungen Sie mit in das PDF übernehmen wollen. Falls Sie in Word mit Textfeldern gearbeitet haben, sollten Sie die Ausfüllfarbe auf "keine" stellen. Es empfiehlt sich auch die Option "Textfelder zu Artikel-Threads". Für Kommentare gilt das gleiche.

   Microsoft Word: Wenn die Ausfüllfarbe gesetzt ist, so wird diese im PDF-Dokument übernommen. Bei benutzerdefinierten Farben kann dies zur völligen Unleserlichkeit führen.

6. Registerkarte "Lesezeichen" auswählen und festlegen, für welche Elemente Lesezeichen erzeugt werden sollen. (s.u.)
7. Registerkarte "Anzeigeoptionen" auswählen und "Lesezeichen und Seite" aktivieren. Behalten Sie als Verknüpfungsdarstellung das unsichtbare Rechteck bei.
8. Einstellungen mit "OK" übernehmen.
9. Im Menü "Acrobat" den Menüpunkt "In Adobe PDF konvertieren" auswählen, benennen und speichern.

Word und PDFMaker 7

1. Dokument mit Microsoft Word öffnen.
2. Im Menü "Adobe PDF" den Menüpunkt "Konvertierungseigenschaften ändern" auswählen.
3. In der Registerkarte "Einstellungen" wählen Sie "Standard". Damit sind die entscheidenden Optionen wie Lesezeichen, Verknüpfungen und Tags mit in das PDF hineinzulegen, abgedeckt.
4. Wählen Sie dann "Erweiterte Einstellungen" aus. In der Karte "Allgemein" überprüfen Sie ob bei "Kompatibilität" der Eintrag "Acrobat 5.0 (PDF 1.4)" steht und ob die schnelle Webanzeige aktiviert ist. Einstellungen mit "OK" übernehmen bzw. unter einem eigenen Namen - zum Beispiel "bf PDF ab A5" - speichern.
5. Registerkarte "Word" auswählen und [folgende Einstellungen vornehmen].
6. Registerkarte "Lesezeichen" auswählen und festlegen, für welche Elemente Lesezeichen erzeugt werden sollen. (s.u.)
7. Einstellungen mit "OK" übernehmen.
8. Im Menü "Adobe PDF" den Menüpunkt "In Adobe PDF konvertieren" auswählen bzw. den Adobe PDF-Button rechts anklicken, Datei benennen und speichern.

Acrobat 7

1. Im Menü "Acrobat" den Menüpunkt "Grundeinstellungen" > "In PDF konvertieren" > Microsoft Office" auswählen und "Einstellungen bearbeiten" klicken
2. Als "Adobe PDF-Einstellungen" wählen Sie "Standard". Damit sind die entscheidenden Optionen wie Lesezeichen, Verknüpfungen und Tags mit in das PDF hineinzulegen, abgedeckt.
3. Klicken Sie dann "Bearbeiten". In der Karte "Allgemein" überprüfen Sie ob bei "Kompatibilität" der Eintrag "Acrobat 5.0 (PDF 1.4)" steht und ob die schnelle Webanzeige aktiviert ist. Einstellungen mit "OK" übernehmen bzw. unter einem eigenen Namen - zum Beispiel "bf PDF ab A5" - speichern.
4. Einstellungen mit "OK" übernehmen.
5. Datei > PDF erstellen > aus Datei: entsprechende Word-Datei auswählen und Konvertierung starten

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