PDF und Barrierefreiheit geschrieben von Markus Erle und Jan Eric Hellbusch (2005/2009)

Voraussetzungen in Microsoft Word 2003 schaffen

Ähnlich wie mit HTML können mit "tagged PDF" Inhalte mit Überschriften, Absätzen, Listen oder Tabellen ausgezeichnet werden. Damit ist es prinzipiell möglich, Strukturen eines Dokuments in nicht-visueller Form wiederzugeben und zugleich Dokumente über diese Strukturen navigierbar und zugänglich zu machen.

Am einfachsten und effektivsten ist es, bereits in der Originaldatei, z.B. in Microsoft Word 2003, die Voraussetzungen für ein zugängliches PDF zu schaffen. Denn aus Word-Dokumenten, in denen die Formatvorlagen sinnvoll eingesetzt wurden, werden bei der Konvertierung nach PDF auch sinnvoll strukturierte PDF-Dokumente erzeugt.

Word

Um barrierefreie PDF-Dokumente aus Word zu erstellen, muss jedes Textelement einem eindeutigen Format zugeordnet sein, das seiner Bedeutung und Funktion entspricht. Typische Formate sind beispielsweise Überschriften, Standardtextblöcke oder Tabellenfelder. Alle erforderlichen Formatvorlagen finden sich in der Dokumentenvorlage "Leeres Dokument" (normal.dot). Auf der Grundlage dieser Dokumentenvorlage können auch eigene, angepasste Dokumentvorlagen erstellt werden.

Was Sie bei der Bearbeitung von Word-Dokumenten beachten müssen:

Strukturieren und gliedern Sie Ihr Word Dokument mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen ("Überschrift 1", "Überschrift 2", "Standard", "Aufzählungszeichen", "Fußzeilentext", usw.). Diese Formatvorlagen beinhalten zusätzliche Strukturinformationen, die bei der Erstellung von "Tagged PDF" erforderlich sind.
Für Spaltensatz und ähnliche Layouttechniken sollten die in Word vorgesehenen Möglichkeiten genutzt werden (Menü "Format" > "Spalten"). Mit Tabulatoren "simulierte" Mehrspaltigkeit ist nicht barrierefrei.
Vermeiden Sie es, wichtige Informationen nur in Kopf- und Fußzeilen zu platzieren, da diese von Acrobat nicht in die PDF-Tag-Struktur übernommen werden.
Auch für PDF-Dokumente müssen Grafiken und Bilder mit Alternativtexten versehen werden. In Microsoft Word 2003 geht das unter "Grafik formatieren" in der Registerkarte "Web", die mit einem rechten Mausklick auf eine Grafik angezeigt werden kann bzw. über das Menü Format > Grafik aufgerufen werden kann.
Um Grafiken im Textfluss zu platzieren, müssen Sie für jede Grafik ebenfalls im Dialog "Grafik formatieren" den Register "Layout" auswählen und dort "Mit Text in Zeile" aktivieren.
Für die Barrierefreiheit muss die Sprache für das Dokument festgelegt werden. Die Sprachauszeichnungen finden sich im Menü "Extras" beim Punkt "Sprache" und danach "Sprache festlegen".

Einstellungen

Es gibt zwei Möglichkeiten, "tagged PDF " aus einem Word-Dokument zu erzeugen: in Word über das Plug-In PDFMaker (Im Menü "Adobe PDF" den Punkt "In Adobe PDF konvertieren") oder aus Acrobat (Im Menü "Datei" den Punkt "PDF erstellen", dann "aus Datei" und anschließend das Word-Dokument auswählen). Überprüfen Sie in beiden Fällen vor der Konvertierung einige Einstellungen des Konverters:

Microsoft Word 2003

Wenn Sie Acrobat PDFMaker 8 zur Erzeugung von "tagged PDF " einsetzen, öffnen Sie das umzuwandelnde Word-Dokument und wählen das Menü "Adobe PDF" und dann "Konvertierungseinstellungen ändern" aus. Danach gehen Sie wie folgt vor:

Das Dialogfenster "Acrobat PDFMaker" mit aktiver Registerkarte "Einstellungen": Die Konvertierungseinstellungen sind auf "Standard" gesetzt und die Optionen sind wie im nachstehenden Text ausgewählt PDFMaker in Microsoft Word 2003: Wählen Sie für die Konvertierungseinstellungen "Standard"

In der Registerkarte "Einstellungen" wählen Sie "Standard" als Konvertierungseinstellung.
In der gleichen Registerkarte stellen Sie sicher, dass folgende Optionen aktiviert Sind:
- "Lesezeichen hinzufügen"
- "Verknüpfungen hinzufügen"
- "Ein/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren"
Damit sind die entscheidenden Optionen wie Tags, Lesezeichen und Verknüpfungen mit in das PDF hineinzulegen, abgedeckt.
Wählen Sie dann die Schaltfläche "Erweiterte Einstellungen" aus. Aus der Liste der Optionen wählen Sie "Allgemein" und überprüfen, ob bei "Kompatibilität" der Eintrag "Acrobat 5.0 (PDF 1.4)" steht und ob die Optimierung für schnelle Webanzeige aktiviert ist. Die Einstellungen werden mit "OK" übernommen.
In der Registerkarte "Sicherheit" können Berechtigungen zum Drucken oder Kopieren eingestellt werden. Sofern passwortgeschützte Dokumente erstellt werden sollen, so muss die Option "Textzugriff für Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte aktivieren" aktiviert sein, damit Screenreader Zugriff auf die Dokumente erhalten können (das Kontrollkästchen ist standardmäßig angehakt).
In der Registerkarte "Word" müssen folgende Optionen aktiviert sein:
- "Querverweise und Inhaltsverzeichnisse in Verknüpfungen konvertieren", damit eine Navigation innerhalb des Dokuments möglich ist,
- "Fußnoten- und Endnotenverknüpfungen konvertieren", damit die Informationen im "tagged PDF " aufgenommen wird, und
- "Erweiterte Tag-Erstellung aktivieren".
In der Registerkarte "Lesezeichen" können Optionen für das zu erzeugende Navigationsfenster "Lesezeichen" im PDF-Dokument festgelegt werden. Voraussetzung für die Übernahme der Einstellungen ist die Aktivierung der Option auf der Registerkarte "Einstellungen" (s.o.). I.d.R. sollten Überschriften und ggf. Lesezeichen aktiviert sein, aber je nach Dokument können dokumentspezifische Einstellungen in der Liste der Elemente vorgenommen werden.
Einstellungen mit "OK" übernehmen.

Acrobat 8 Professional

In Adobe Professional können Sie die Einstellungen für die Erstellung von "tagged PDF " unter "Bearbeiten" > "Grundeinstellungen" unter dem Listeneintrag "In PDF konvertieren" einstellen. Hierzu wählen Sie im Dialogfenster "Microsoft Office Word" und anschließend die Schaltfläche "Einstellungen bearbeiten".
Als "Adobe PDF-Einstellungen" wählen Sie "Standard". Dazu müssen die Optionen für Lesezeichen, Verknüpfungen und Ausgabehilfe einzeln zusätzlich aktiviert werden. Damit sind die entscheidenden Optionen für Tags, Lesezeichen und Verknüpfungen abgedeckt.
Wählen Sie dann "Bearbeiten" aus. In der Karte "Allgemein" überprüfen Sie ob bei "Kompatibilität" der Eintrag "Acrobat 5.0 (PDF 1.4)" steht und ob die schnelle Webanzeige aktiviert ist. Einstellungen mit "OK" übernehmen; gegebenenfalls müssen Sie einen neuen Profilnamen anlegen, denn die Datei für die Standardeinstellungen ist schreibgeschützt.
Einstellungen mit "OK" übernehmen.

Word-Dokumente können jetzt über das Menü "Datei" > "PDF erstellen" > "aus Datei" ausgewählt und konvertiert werden.